石家庄市第四十四中学档案管理规章制度

一、档案收集归档制度

为了完整系统地保存学校在工作中形成的各种载体的档案，提高归档文件的质量，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。

1、文件材料的归档范围

凡是反映学校工作活动、具有参考价值的文件材料，声像材料均属归档范围（具体归档范围按石家庄市教育局、石家庄市档案局2006年9月制定的《中小学校文件材料归档范围及归档期限》执行）。

2、 文件材料的归档要求

2.1  归档的文件材料必须齐全完整。

2.2  归档的文件材料必须字迹清楚，工整，纸张及文件格式符合国家要求。严禁使用圆珠笔，铅笔，纯蓝及红墨水等书写材料。

2.3  归档的文件材料一般要求必须是原件。

2.4  归档的文件必须保持其文件之间的历史联系，区分不同价值，并进行科学的分类、立卷、编目。

2.5  案卷题名应确切反映卷内文件内容。

2.6  文件材料归档必须办理移交手续。各部门向档案室归档时要开列移交清单一式两份，双方清点无误后签字，各执一份。

3、 文件材料的归档时间

3.1  文书档案在次年5月底前归档。

3.2  会计档案在会计年度终了后，由财会部门整理立卷，保管一年后移交档案室。

3.3  设备档案在设备开箱时必须会同档案人员进行技术资料核对登记，与安装调试记录等文件材料一并整理归档。

4、 文件材料的归档份数

4.1  各类文件材料一般归档一式一份。

4.2  重要的和利用频繁的档案材料可一式两份或适当增加其归档份数。

5、 学校档案室应对各部门档案材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导，监督和检查。

二、档案保密制度

1、档案工作人员必须严格遵守《档案法》、《保密法》的规定，保守秘密,不得擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度,健全手续,做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容,不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

6、因玩忽职守造成档案丢失或泄密者，视情节轻重依法追究责任。

三、档案保管制度

为了保护好学校的档案，维护档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。

1、接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

2、存放档案必须有专用柜架并按照类别和一定次序排列上架，以便于管理、查找和利用。

3、存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号顺序排列。

4、定期清理核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理。

5、应保持档案库房整齐干净，档案入库前必须严格检查、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药物。

6、档案对接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

7、档案设备未经领导批准不得随意使用。计算机要有专人管理，不准在计算机上操作与档案工作无关的内容，确保计算机数据安全。

四、档案借阅利用制度

为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作，特制定本制度。

1、学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2、学校人员查阅档案必须办理登记手续。

3、借阅档案的要求：

3.1按规定办理借阅登记手续，定期归还；

3.2应该爱护档案，不得遗失；

3.3所借档案不得随意折叠和拆散，严禁随意更改和涂写。

4、借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。

5、档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

6、借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7、调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

8、外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本人有效证件，并办理有关手续。

9、档案利用结束后，应办理退还手续，并认真填写利用效果登记。

五、档案统计、鉴定和销毁制度

为了对库藏档案的收进、移出能够做到心中有数和保证档案质量，保护好有价值的档案，结合学校的实际情况，特制定本制度。

1、档案统计

1.1  对档案的收进、整理、鉴定、移交、保管、利用和销毁等情况进行统计。

1.2  统计工作应认真、求实、准确、及时。

2、档案鉴定

2.1  档案鉴定工作由鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导，档案员和有关业务管理人员组成。

2.2  鉴定小组的任务：负责制定学校档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。

3、确定档案保管期限的原则

3.1  对学校有长远利用价值并能反映学校职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

3.2  凡是在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

3.3  凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4、鉴定工作应定期进行

5、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改补充。

6、销毁档案程序

6.1  鉴定小组应列出销毁档案的清册和撰写销毁档案报告并报学校主管领导审批。销毁清册及报告的档案应保存。

6.2  销毁档案时，由单位派二人以上进行监销，在销毁过程中主观失密或对学校造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。

                                                                                                                二○一一年六月